مدیران عاملی که اطلاعات تماس صحیح در پروفایل شرکتی خود در پورتال سازمان دارند، نیازی به معرفی نماینده ندارند.
در مجمع امسال نیز تمام مدیران عاملی که اطلاعات صحیح در پروفایل شرکتی خود دارند، بدون نیاز به معرفی نماینده، می توانند رای بدهند. چنانچه شخص دیگری مانند عضو هیات مدیره بخواهد به نمایندگی از شرکت، رای خود را ثبت کند، نیاز است تا با ورود به پروفایل شرکت و انتخاب گزینه معرفی نماینده جهت حضور در مجمع، گزینه عضو هیات مدیره را انتخاب کرده و ضمن انتخاب از فهرست نمایش داده شده، معرفی نامه خود را در سربرگ شرکت، به مهر و امضای مدیرعامل رسانده و بارگذاری کند. وکیل قانونی نیز با بارگذاری معرفی‌نامه و وکالت‌نامه محضری می‌تواند نماینده شرکت برای ثبت رای باشد.
چنانچه مدیرعامل و اعضای هیات مدیره، به تازگی تغییر کرده و در پروفایل شرکت ثبت نشده باشند، امکان بارگذاری روزنامه رسمی و معرفی‌نامه و در نهایت معرفی به عنوان نماینده شرکت را دارند. توصیه می‌شود تمام اعضا پیش از رای‌گیری، اطلاعات نماینده خود (نام و شماره همراه متعلق به کد ملی ثبت شده در پروفایل) را بررسی کرده تا در روز مجمع برای ثبت رای اختلالی به‌وجود نیاید.
